A papírmunka valódi költsége a magyar vállalatoknál
A magyar vállalatok 78%-a még mindig legalább részben papíralapú dokumentumkezelést használ, ami évente átlagosan 320 munkaórát emészt fel – derül ki a Budapesti Gazdasági Egyetem 2024-es kutatásából. Miközben az uniós átlag már 60% alatt van, a hazai dokumentumkezelési gyakorlatok jelentős fejlesztési potenciált rejtenek. Egy 50 fős vállalkozás életében a papíralapú dokumentumkezelés költsége nem pusztán az A4 papírokat jelenti, hanem a beszerzés és hosszútávú tárolás költségét, az esetlegesen nem követhető fogyást és az alkalmanként elveszett iratok pótlását is. Rosszabb esetben mindez akár 2-3 millió forintos tétel is lehet évente.
Canon dokumentumszkennerek a papírmentes iroda kialakításában
Az e-számla jövője itt van – készen áll a vállalata?
2025 januárjától minden magyarországi vállalkozás számára kötelezővé vált az e-számlázás, ami a NAV online adatszolgáltatás mellett újabb digitalizációs kihívást jelent. A jogszabályi megfelelés azonban stratégiai előnnyé fordítható a megfelelő eszközökkel. A Canon dokumentumszkenner-családja kifejezetten a magyar piaci kihívásokra nyújt megoldást, kis- és középvállalkozások és nagyvállalatok számára is. Akár 60%-kal csökkenthető a bejövő számlák feldolgozási ideje, így a munkaerő új produktív tevékenységre tud időt szánni. A NAV adatszolgáltatás teljes mértékben digitalizálható, a határidőket könnyebb betartani. Kézi adatrögzítésre nem kell feltétlenül erőforrást allokálni, mert a szkenner automatikusan kategorizál és indexel, amennyiben megfelelően vannak előkészítve.
Hordozható és asztali lapolvasók:
- Napi 500-4000 oldal szkennelésére optimalizálva, hosszú élettartamra tervezve
- Impresszív, akár 60 lap/perc beolvasási sebesség
- Fejlett képtisztító és javító funkciók
- Valós idejű vonalkód és karakterfelismerés
Termelésre szánt lapolvasók:
- Napi 7000-30000 oldal feldolgozása
- Extra hosszú élettartamra tervezve (tipikusan 15 millió beolvasás)
- Könnyű kezelés és minimális karbantartási igény
- Valós idejű vonalkód és karakterfelismerés
Magyar ipari sajátosságok és ajánlott modellek
Építőipar és gyártás
- Porálló kialakítás, nagy teherbírás, tervrajzok és műszaki dokumentációhoz
- Jellemző megtérülési pontok: műszaki dokumentáció kezelése, alvállalkozói számlák feldolgozása
- Szállítólevelek és gyártmánykísérő lapok stabil feldolgozása, vonalkód felismerés alapú azonnali visszakereshetőség
- HR dokumentumok tömeges digitalizálása
Pénzügyi és szolgáltató szektor
- Kompakt méret, rugalmas adagolás, nagy sebességű szkennelés
- Driver és kezelőszoftver telepítése nélkül is használható
- Jellemző megtérülési pontok: ügyfél-dokumentáció, szerződések kezelése, gyors archiválás
Egészségügy és közigazgatás
- Speciális dokumentumok kezelése, pl. régi típusú „túlméretes” bérkartonok beolvasása, plasztikkártya és beltartalommal bíró bontatlan borítékok kezelése
- Jellemző megtérülési pontok: napi posta iktatás, betegdokumentáció, hatósági iratok kezelése, hosszú távú archiválás, HR anyagok beolvasása
A digitalizációs út lépésről lépésre
A dokumentumok digitalizálása az első lépés a teljes vállalati digitális transzformációban. A Canon dokumentumszkennerek alapot teremtenek a teljes digitális munkafolyamat kialakításához, amelynek következő elemei:
- Intelligens nyomtatási megoldások - A következő cikkünkben bemutatjuk, hogyan integrálhatók a Canon imageFORCE irodai nyomtatók a már digitalizált dokumentumfolyamatokba
- Dokumentumkezelő rendszerek - Hogyan biztosítható a digitalizált dokumentumok hatékony tárolása és visszakereshetősége. Automatizált HR folyamatok - A harmadik cikkünkben részletesen tárgyaljuk, hogyan optimalizálhatók a HR munkafolyamatok a Canon Therefore HR modul segítségével
Személyes konzultáció és terméktesztelés
A Canon Magyarország szakértői csapata ingyenes konzultációt és személyre szabott megtérülés-számítást biztosít a hazai vállalkozások számára. Időpontfoglalás és további információ: [email protected] email címen.
Forrás: Canon Magyarország
